Datenschutzhinweise für Otto Connect
Diese Hinweise gelten für die App Otto Connect für Shopify und Shopware, betrieben von der TrackHound GmbH, Winkler Straße 22e, 14193 Berlin (E-Mail chris@trackhound.co). Sie ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung dieser Website. Die englische Fassung folgt unten.
1. Rollen und Rechtsgrundlage
Der Händler ist Verantwortlicher für die Bestell- und Produktdaten seines Shops. Die TrackHound GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ausschließlich, um Produkte, Bestände, Preise, Bestellungen, Versand und Retouren zwischen dem Shop des Händlers und OTTO Market zu übertragen. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, der mit der Installation der App Vertragsbestandteil wird. Daten des Händlers selbst (Shop-Domain, Zugangsdaten, Einstellungen, Protokolle) verarbeiten wir zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
2. Datenquellen
Die App liest Produkt-, Bestands- und Bestelldaten über die Schnittstellen der Shop-Plattform (Shopify International Ltd., Dublin, Irland, oder shopware AG, Schöppingen) und tauscht sie im Auftrag des Händlers über die OTTO Market API mit der Otto (GmbH & Co KG), Hamburg, aus. Für die Verarbeitung auf den Plattformen selbst gelten deren Datenschutzhinweise.
3. Welche Daten verarbeitet werden
- Shop-Daten: Shop-Domain, Zugriffstoken der Plattform, Einstellungen und Zuordnungsregeln.
- OTTO-Zugangsdaten des Händlers, verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).
- Produktdaten: Titel, Beschreibungen, EAN, Preise, Bestände, Bilder-URLs, Attribute.
- Bestelldaten von OTTO: Bestellnummer, Positionen, Preise, Lieferadresse und Name der Endkundin oder des Endkunden sowie die von OTTO bereitgestellte Relay-E-Mail-Adresse. Diese Daten werden in den Shop des Händlers übertragen; die App speichert davon dauerhaft nur Bestell- und Positionskennungen sowie den Status.
- Protokolle: Zeitpunkt, Datenstrom, Ergebnis und Fehlertext jedes Abgleichs. Fehlertexte können einzelne Feldwerte enthalten, die OTTO beanstandet hat (zum Beispiel eine unvollständige Lieferadresse). Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.
4. Speicherdauer und Löschung
Daten werden nur so lange gespeichert, wie die App installiert ist. Nach der Deinstallation werden alle Daten des Shops spätestens mit der Plattform-Meldung zur Löschung (bei Shopify 48 Stunden nach der Deinstallation) vollständig gelöscht. Auf Anfrage löschen wir früher. Protokolle werden unabhängig davon nach 90 Tagen gelöscht.
5. Hosting und Unterauftragsverarbeiter
Die App wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben. Folgende Unterauftragsverarbeiter sind eingebunden:
| Unternehmen | Sitz | Zweck | Region | Übermittlungsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Gunzenhausen, Deutschland | Hosting der App, Datenbank (Postgres), Warteschlange (Redis) und Server-Backups | Nürnberg (nbg1), Deutschland | Keine Drittlandübermittlung; Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | San Francisco, USA | Fehlerüberwachung (Fehlermeldungen, Shop-Domain, Anfrage-Metadaten) | EU (Sentry EU-Region) | EU-Standardvertragsklauseln; nach eigener Angabe unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert |
Alle drei Anbieter haben ihren Sitz in den USA; die Datenhaltung erfolgt in der EU. Für den Fall eines Zugriffs aus den USA sind mit jedem Anbieter die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Änderungen an dieser Liste kündigen wir dem Händler per E-Mail an.
6. Rechte der Betroffenen
Endkundinnen und Endkunden wenden sich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung an den Händler oder an OTTO. Wir unterstützen den Händler bei der Beantwortung solcher Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen. Händler erreichen uns unter chris@trackhound.co.
Stand: September 2026
Privacy notice for Otto Connect (English)
This notice covers the Otto Connect app for Shopify and Shopware, operated by TrackHound GmbH, Winkler Straße 22e, 14193 Berlin, Germany (e-mail chris@trackhound.co). It supplements the general privacy policy of this website. The German version above is authoritative.
Roles and legal basis
The merchant is the controller of their shop's order and product data. TrackHound GmbH acts as processor (Art. 28 GDPR) solely to transfer products, stock, prices, orders, shipments and returns between the merchant's shop and OTTO Market, under the data processing agreement that becomes part of the contract on installation. The merchant's own data (shop domain, credentials, settings, logs) is processed to perform the app contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
Data sources
The app reads product, stock and order data through the shop platform's APIs (Shopify International Ltd., Dublin, Ireland, or shopware AG, Schöppingen, Germany) and exchanges it on the merchant's behalf with Otto (GmbH & Co KG), Hamburg, through the OTTO Market API.
Data processed
- Shop data: shop domain, platform access token, settings and mapping rules.
- The merchant's OTTO credentials, stored encrypted (AES-256-GCM).
- Product data: titles, descriptions, EAN, prices, stock, image URLs, attributes.
- Order data from OTTO: order number, line items, prices, delivery address and customer name, plus the relay e-mail address OTTO provides. This data is written to the merchant's shop; the app itself keeps only order and line identifiers and status.
- Logs: time, feed, result and error text of every sync. Error texts can contain the field values OTTO rejected. Logs are deleted after 90 days.
Retention and deletion
Data is kept only while the app is installed. After uninstallation all shop data is deleted at the latest when the platform sends its deletion request (48 hours after uninstall on Shopify), or earlier on request. Logs are deleted after 90 days regardless.
Hosting and subprocessors
The app runs on Hetzner Online GmbH servers in Nuremberg, Germany. Subprocessors:
| Company | Seat | Purpose | Region | Transfer basis |
|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Gunzenhausen, Deutschland | Hosting of the app, database (Postgres), job queue (Redis) and server backups | Nürnberg (nbg1), Deutschland | No third-country transfer; data processing agreement under Art. 28 GDPR |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | San Francisco, USA | Error monitoring (error messages, shop domain, request metadata) | EU (Sentry EU-Region) | EU standard contractual clauses; self-certified under the EU-US Data Privacy Framework |
Data subject rights
End customers contact the merchant or OTTO for access, rectification or erasure. We support the merchant in answering such requests within the statutory deadlines. Merchants reach us at chris@trackhound.co.
Last updated: September 2026